Riktlinjer om integritetsskydd

Dataskyddsförordningen

Den 25 maj 2018 började den nya lagen om hur man behandlar personuppgifter att gälla. Lagen gäller inom hela EU och heter Dataskyddsförordningen. Du kan läsa om lagen på Datainspektionens hemsida här: www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/

Alla företag, organisationer och myndigheter måste anpassa sig efter lagen, även vi. En viktig del är att informera om hur vi arbetar med dessa frågor. Därför får du denna information om våra riktlinjer för integritetsskydd som beskriver hur vi använder och skyddar dina uppgifter och vilka rättigheter du har. 

 

  1. Om Skånes Ornitologiska Förening, en del av BirdLife Sverige

Föreningen är till för alla som är intresserade av fåglar och natur och vill stödja vårt arbete med fågelskådning och fågelskydd samt fågelforskning. Vår vision är en ljus framtid för fåglar och människor. Tack vare din delaktighet i föreningen kan vi arbeta mot det målet. På vår hemsida kan du alltid läsa mer om vårt arbete, ta del av verksamhetsberättelser och på sociala medier kan du följa våra inlägg och ta del av innehållet i vår verksamhet.

 

  1. Vilka personuppgifter hanterar vi?

Personuppgifter som lagen gäller är sådana som ensamt eller tillsammans med en annan uppgift kan identifiera dig som specifik person. Exempelvis så kan ett postnummer antagligen inte peka ut dig som individ, men tillsammans med ditt eventuellt ovanliga förnamn går det kanske.

När du är medlem i föreningen så ligger vissa av dina personuppgifter i våra register. Uppgifter som vi kan ha om dig som medlem är; förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer, ort samt e-postadress.

 

  1. Hur använder vi dina uppgifter?

Vi använder dina uppgifter för att be dig betala din medlemsavgift, skicka ut medlemstidning, skicka nyhetsbrev via e-post och för att bokföra dina betalningar. Om du besöker oss på sociala medier så sparar vi inga uppgifter alls om dig som besökare på dessa medier. I de sociala mediernas egna användarvillkor kan du se hur de hanterar dina uppgifter. På vår hemsida finns en cookiepolicy som förklarar hur du som besökare på vår webb får en liten ”kaka” placerad på din dator för att ditt besök på vår sida skall gå smidigare, och för att vi skall kunna se statistik om hur många besökare vi har haft. Inga personuppgifter sparas i statistiken.

 

Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst. 

 

  1. Vilken information lämnas till andra?

För att kunna leverera tidning och skicka ut medlemsavisering så skickas en fil med namn och adressuppgifter till vår leverantör för ändamålet. Denna fil skickas krypterat och kan inte öppnas av obehöriga. Vi delar inte dina uppgifter vidare i marknadsföringssyfte, vi säljer inte personuppgifter och låter inte tredje part få tillgång till våra register eller e-posthantering.

I vissa situationer kan vi vara tvingade att lämna personuppgifter som svar på förfrågningar från övervakande myndigheter. Vi kan även behöva lämna ut personuppgifter om lagen kräver detta, exempelvis som svar på fråga från rättsväsendet.

 

  1. Var lagras uppgifterna?

Ett (1) för året aktuellt medlemsregister ligger som en excelfil i intendentens dator och på en extern hårddisk. Varje medlem har ett medlemsnummer (ej personnummer) tillsammans med namn och adress, statusen för betalkoden, inbetalningsdatum av medlemsavgiften samt i förekommande fall mailadressen. Intendenten, som ansvarar för dina uppgifter, är personuppgiftsansvarig. Våra datorer skyddas av lösenord och vi har inga personuppgifter lagrade i olåsta utrymmen. Vår hemsida innehåller en databas, och har du vid något tillfälle anmält dig till en aktivitet så finns dina uppgifter sparade där. Vanliga anmälningslistor raderas permanent när aktiviteten är genomförd. 

 

Vi har rutiner för uppdatering, gallring och radering av uppgifter. Alla uppgifter som sparas skall vara korrekta, vilket innebär att när vi fått veta att du t ex flyttat eller bytt namn, så ändras dina uppgifter i vårt system omedelbart. Om du säger upp ditt medlemskap så sparas dina uppgifter i vårt system i 24 månader för statistikens skull. Fakturor i ditt namn sparas enligt bokföringslagen i 7 år. När uppgifter raderas ur våra register så sker en anonymisering, viss statistik ligger kvar för att vi skall kunna se hur många medlemmar vi haft vid en viss tidpunkt, men dessa uppgifter kan inte härledas till en person.

 

  1. Vilken rättslig grund har vi?

Vi behandlar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen artikel 6.1 f, ett berättigat intresse. För att du ska kunna vara medlem hos oss så behöver vi kunna spara uppgifter om dig. För uppgifter som behövs till fakturor eller betalningar är det Bokföringslagen som säger att vi skall spara alla underlag i 7 år. Våra underlag sparas på sedvanligt vis i arkiveringsboxar i ett låst utrymme.

 

  1. Vilka rättigheter och val har du?

Som medlem har du rätt att när som helst se vilken information vi har sparat om dig, korrigera dina uppgifter eller begära radering av uppgifter. Vi kan inte radera uppgifter om dig som fortfarande är medlem. För att hålla din personliga information uppdaterad rekommenderar vi att du informerar oss om förändringar och felaktigheter. För att se och uppdatera personlig information, få information om hur länge vi avser att behålla den personliga informationen eller andra frågor som är relaterade till åtkomst av personlig information, så kontaktar du oss på skofmail@gmail.com och begär ”personuppgiftstatus”.

 

Om du anser att vi har brustit och du har lidit skada på grund av brott mot dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen och vi inte har hanterat detta på ett korrekt sätt, så kan du anmäla detta hos Datainspektionen som är den övervakande myndigheten. Om vi själva upptäcker att vi har haft en informationsläcka så anmäler vi detta snarast.

 

  1. Så här gör du för att kontakta oss

Mejla oss på skofmail@gmail.com. Du får då svara på motfrågor från oss om dina personuppgifter för att vi skall kunna säkerställa vem du är, innan vi lämnar ut information om vad som finns sparat hos oss. Om du kontaktar oss för en familjemedlems räkning kommer du att få svara på liknande frågor innan vi kan hjälpa dig.

 

Tack för att du läst!

Med vänlig hälsning,

Ola Svensson, GDPR-ansvarig i SkOFs styrelse

 

COOKIES

Om cookies

Cookies (”kakor”) utgörs av små textfiler. Textfilerna innehåller data som lagras på besökarens dator. Till och från efterfrågar webbplatsen data från de cookies besökaren har lagrade på sin dator. Webbplatser använder kakor bl.a. i syfte att lagra inställningar för hur webbplatsen ska visas för besökaren. En annan vanlig användning av kakor är som ett led i att samla information om besökarnas beteende.

 

SkOFs användning av kakor

SkOF använder kakor för att förbättra användarvänligheten på webbplatsen, såsom att hålla reda på dina inmatade uppgifter vid ifyllandet av onlineformulär. SkOF använder två typer av kakor. Den ena typen är en varaktig kaka som sparar en fil under en längre tid på din dator. Den används bl.a. för funktioner som talar om vad som är nytt sedan användaren senast besökte den aktuella webbplatsen. Den andra typen av kakor kallas sessionscookies, och dessa har en giltighet endast under besöket på webbplatsen, för att exempelvis kunna ladda webbplatsen snabbare, ge oss statistik om hur många besökare vi har eller vad du har skrivit i ett onlineformulär. BirdLife Sverige använder inte tredjepartskakor och inte heller kakor för marknadsföringsändamål.

 

Besökarnas samtycke

Utgångspunkten är att vi inhämtar ditt samtycke innan vi hämtar eller lagrar kakor. Detta gäller vid alla former av kakor. Däremot inhämtar vi inte ditt samtycke när kakor endast används för att hålla reda på dina inmatade uppgifter vid ifyllandet av onlineformulär eller när vi med egna verktyg mäter webbtrafiken på vår webbplats. Du har möjlighet att via inställningar i webbläsarens sekretessinställningar ändra så att webbläsaren inte tar emot några kakor. Se här.

 

Vi samlar inte in personuppgifter genom de kakor vi använder. I de fall SkOF börjar använda andra former av kakor som samlar in personuppgifter om dig kommer vi inte att lämna ut personuppgifterna till annan part. Du kommer också att informeras om användning av nya kakor och när du klickar på Jag förstår på webbplatsens fråga, så har du samtyckt till lagring av kakorna i fråga innan de lagras hos dig.